Estimar tiempos no es fácil

Uno de los problemas que más pronto abordamos cuando estamos comenzando un proyecto es determinar el tiempo que nos va a llevar. Las diferentes metodologías de gestión nos proporcionan herramientas para abordar esto, pero al final, siempre estamos haciendo lo mismo: descomponer tareas al mínimo y asignar un tiempo a esas tareas, estimándolo a través de expertos, material de referencia, documentación sobre proyectos anteriores, etc.

Existen campos en los que asignar tiempos a esas tareas es relativamente fácil. En el terreno de la construcción, por ejemplo, hay tareas cuyo cálculo es más o menos lineal: cuantos azulejos se ponen por hora, cuandos metros de muro se avanzan por día… son tareas que, aunque pueden sufrir imprevistos, sus predicciones de tiempo debieran ser razonablemente fiables. Pero esto no pasa en nuestro mundillo. El desarrollo de software tiene tareas repetitivas y predecibles, pero muchas otras no lo son: depurar código, optimizar para mejorar el rendimiento de una gestión de datos… solemos recurrir a preguntar a los expertos responsables de estas tareas, pero hasta para ellos es difícil en ocasiones. ¿Cómo podemos mejorar la fiabilidad de las predicciones, entonces? Vamos a ver algunas pequeñas ayudas.

  • Lo primero: siempre, siempre utiliza la estimación por tres puntos. Es más precisa y tiene en cuenta los ‘colchones’ de tiempo que se puede poner la gente tanto como la experiencia a la hora de encontrarse retrasos imprevistos, atenuando el impacto de ambos factores. Seguiremos encontrando desviaciones, pero estadísticamente serán menos, y tenderán a compensarse unas tareas con otras.
  • Segundo: convierte las estimaciones en compromisos. Si las personas que estiman son las responsables de realizar las tareas, tiene que quedar claro que se están comprometiendo a tener las tareas realizadas en los plazos que están dando. Esto les hará reflexionar con más cuidado sobre los tiempos, aunque también tenderán a poner mas ‘colchón’. La clave aquí está en hacerles entender también que tardar sistemáticamente mucho menos de lo estimado es erróneo, lo cual nos lleva al siguiente punto…
  • Tercero: la organización tiene que valorar la capacidad de estimar de sus empleados, y éstos han de ser conscientes de ello. Lo ideal aquí sería que, como parte de la evaluación del desempeño de los mismos, de alguna forma se atase no solo la ejecución de las tareas, sino la fiabilidad con la que predijeron lo que les iba a llevar. Así estamos incentivando la mejora en las capacidades estimativas de los técnicos, y a largo plazo la mejora a la hora de planificar nuestros proyectos será notable.
  • Por último: las estimaciones no deben estar influenciadas por limitaciones externas al propio desarrollo de las tareas. El ejemplo más claro es cuando el departamento comercial aboga porque bajemos los tiempos y por tanto los costes, para poder ser más competitivos en sus ofertas. Si presionamos a los técnicos para que rebajen sus previsiones, acabarán haciéndolo, pero a costa de un fuerte riesgo de desviarnos en tiempo. Inevitablemente, los costes del proyecto serán mayores de los previstos y es probable que los sponsor del proyecto queden insatisfechos y se dañe la reputación de la organización. Si los costes han de ser menores, hay otras técnicas de reducción de costes que son más indicadas para estos casos. Incluso es más recomendable revisar el alcance del proyecto, antes que ir por esta vía.

En cualquier caso, la planificación de tiempos sigue siendo más arte que ciencia, y la experiencia de cada uno, el contexto organizacional, e incluso las herramientas tecnológicas con las que desarrollamos seguirán teniendo un peso muy fuerte a la hora de abordar esta fase del proyecto. Es inevitable desviarse, y en muchas ocasiones, tendremos que replanificar. Pero con buenas estimaciones lo que estaremos consiguiendo es reducir el riesgo de desviaciones que hagan fracasar el proyecto. Ése es el objetivo.

Post By Jose Sanchez del Rio (13 Posts)

Ingeniero informático y PMP. Experto en metodologías de gestión de TI, gestión de proyectos y de desarrollo de aplicaciones. Puedes ver mi perfil completo en linkedin

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