Porqué ITIL también es ventajoso para las PYMEs

En nuestra comunidad de Cantabria, la inmensa mayoría de las empresas son PYMEs. Muchas veces este tamaño reducido hace que se desestime abordar estándares como ITIL a la hora de organizar las TI de la empresa, alegando que no merecen la pena para la escala de los problemas que se manejan. Y lo cierto es que ITIL, sobre el papel, puede ser intimidatorio cuando se aborda desde cero, y cuesta ver a priori qué beneficios puede aportar tanto trabajo, sobre todo para el profesional de TI. Vamos a ver algunas ventajas más inmediatas de aplicar ITIL en una organización de tamaño PYME:

1. ITIL es flexible

ITIL se define como un conjunto de buenas prácticas. Es una guía, y no un manual de cómo han de hacerse las cosas, y es esa flexibilidad una de las claves de su éxito, pues nos permite adaptarlo a cualquier organización. De hecho, siempre es recomendable comenzar por una parte pequeña para luego ir creciendo en función de dónde detectemos los problemas. A fin de poder identificar por dónde empezar a trocear el elefante, es muy recomendable construir una primera versión del catálogo de servicios, aunque quede incompleto, y analizar cuales son los más críticos y qué problemas se producen de forma repetida en la gestión de los mismos. Esto nos va a permitir dar un primer paso a coste bajo, y luego evaluar si queremos seguir avanzando o no en la implementación del estándar. Pero es casi seguro que en nuestra organización existe al menos un problema con el que ITIL nos puede ayudar: por mucho que pensemos que nuestro caso es diferente y especial, ITIL se alimenta de la experiencia de muchas organizaciones con las que seguro compartimos problemas y de cuyas soluciones podemos aprovecharnos, sin tener que adoptar el sistema completo.

2. ITIL aporta estructura

Cuando las organizaciones son pequeñas y los departamentos de TI constan de un puñado de personas, los procesos no suelen estar estructurados. En el mejor de los casos, hay inventarios más o menos exhaustivos, y existen algunas guías documentadas para casos de vacaciones o bajas, pero se suele tender a que una persona o un conjunto reducido de ellas sean propietarios y expertos de un conjunto de tareas o servicios, y fuera de ellos se sepa poco o nada de como se organizan y gestionan esos activos. Una de las ventajas inmediatas que aporta ITIL es que obliga a explicitar el conocimiento que, en muchos casos, existe solo en la cabeza de las personas, o en oscuros documentos que a veces ni siquiera están compartidos en recursos en red. Esto tiene varias consecuencias positivas: entre otras, al obligarnos a detallar qué hacemos y cómo lo hacemos, muchas veces ya nos hace reflexionar e incluso puede evidenciar puntos débiles en los que no habíamos caído durante el día a día. Pero sobre todo nos da un punto de partida para tener nuestra gestión de TI organizada y definida.

3. ITIL hace que las organizaciones ganen conocimiento

Partiendo de la situación anterior, en el momento en que tenemos documentado una parte de nuestros procesos de TI, ese conocimiento que hasta ahora muchas veces era ‘de los empleados’ pasa a ser ‘de la organización’. Como resultado de esto, es mucho más fácil formar a nuevos empleados, redistribuir las tareas cuando sea necesario, y permite que vengan sugerencias de mejora de los procesos desde cualquier miembro de la organización. En muchos casos, esto puede producir una resistencia inicial en el personal TI, pues nos crea la falsa sensación de que perdemos control sobre el proceso y nos hace prescindibles. Pero en realidad es un trato ventajoso para ambas partes, por múltiples razones. Entre otras, permite al resto de la organización (no TI) entender qué hacemos y porqué nuestro trabajo es más complejo de lo aparente. Y sobre todo nos va a ayudar enormemente a argumentar con datos cualquier tipo de decisión que involucre las TI, desde la adquisición de nuevos recursos a la oferta de servicios adicionales.

Post By Jose Sanchez del Rio (13 Posts)

Ingeniero informático y PMP. Experto en metodologías de gestión de TI, gestión de proyectos y de desarrollo de aplicaciones. Puedes ver mi perfil completo en linkedin

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